ASSISTANT MANAGER – CATEGORIE B
OFFRE DRH N° EMPLOI/V97422070802
DATE LIMITE DE CANDIDATURES : 28 JUILLET 2022
La Ville de Saint André recrute un assistant manager au sein de la Direction Générale Adjointe Qualité de la Gestion Publique.
Sous l’autorité de la DGA Qualité de la Gestion Publique, l’agent apporte une assistance solide et permanente à la Directrice Générale Adjointe en charge de la qualité de la gestion publique en matière d’organisation professionnelle et personnelle, et à ce titre :
– Accompagne dans la planification et dans la préparation de ses engagements
professionnels ;
– Assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie
et de réserve ;
– Apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de
l’information ;
– Suit les projets et activités de la direction générale adjointe, et peut être amenée à
suivre certains dossiers en autonomie.
Activités principales :
- Secrétariat
– A partir d’informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples ;
– Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc. ;
– Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation) ;
– Assure la gestion des espaces collaboratifs sous IRIS (Comité de Direction
Générale (CODG)) ;
– Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes… ;
– Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour
de bases de données et de fichiers.
- Accueil/Communication :
– Assure un accueil téléphonique et physique de qualité ;
– Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments
de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité
de les fournir ;
– Assure la circulation de l’information entre la Direction Générale Adjointe et
les différents services ainsi qu’avec le Cabinet du Maire
- Assurer le rôle de référent(e) accueil :
– Assure la mission de référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants des
services et directions de la Direction Générale Adjointe Qualité de la Gestion
Publique : commande le matériel, bureau, informatique, etc. ; accueille avec
le N+1 le nouvel arrivant et remet les informations nécessaires ; dans les
jours suivants, informe et guide.
Au titre de ses fonctions d’assistant dédié à la Directrice Générale Adjointe Qualité de la Gestion Publique, il ou elle assume prioritairement les fonctions d’assistanat suivantes:
– Organise l’agenda et la prise de RDV en fonction de leurs priorités ;
– Organise les déplacements de la DGA ;
– Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
– Intègre les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers) ;
– Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations…).
Profil recherché
–Expérience obligatoire en assistanat de cadre de direction
–Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
–Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
-Savoir prendre des initiatives
-Savoir respecter les procédures.
–Posséder des qualités d’organisation et de classement.
-Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
Rigueur et fiabilité
–Discrétion et sens du devoir de réserve
–Réactivité.
–Capacité à anticiper.
–Autonomie.
–Sens des relations humaines, diplomatie.
– Sérénité et recul dans les situations de stress.
Conditions du poste :
Cadre d’emploi de catégorie B
–Mise à disposition des matériels informatiques, bureautiques et téléphoniques.
– Poste à temps complet – horaires du lundi au vendredi : 08h00/12h00 –
13h00/16h00 avec plage horaire variable possible et pics d’activités liés aux
besoins du service
Dépôt de Candidature :
Les candidatures (Curriculum Vitae + Diplôme + Référence de l’offre + Arrêté de
dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique) doivent être adressées : par courrier à l’adresse suivante : Monsieur le Maire de Saint-André, Place du 2 décembre 2022 BP 505, 97440 Saint-André par courriel à recrutement@saint-andre.re
